為了加強深圳市平板顯示行業(yè)協(xié)會各類文件、文書及重要資料的收集、整理、建檔和保管，切實提高本會檔案的綜合利用效率，制定本制度。
一、檔案管埋部門
本會秘書處是本會檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下：
?。ㄒ唬┙M織制定或參與制定檔案立卷、建檔和歸檔工作的相關(guān)規(guī)章制度。
?。ǘ┱J真做好會、秘書處各類文書檔案的收集、整理、保管和利用工作。
（三）指導(dǎo)和監(jiān)督本會其他部門各類文件、材料的立卷歸檔工作。
（四）負責(zé)做好永久性檔案保存或向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。
?。ㄎ澹┡μ岣邫n案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
二、檔案管理體制
?。ㄒ唬w檔范圍
1.本會章程、制度等規(guī)范性文件：包括需要本會執(zhí)行的，或由本會制發(fā)的各種正式文件、規(guī)章制度等。
2.本會理事會、監(jiān)事會、會員大會形成的文件、決議及重要材料。
3.本會的各種工作計劃、總結(jié)、報告、領(lǐng)導(dǎo)批示、會議紀要、工作簡報、新聞稿件、項目資料、圖片等。
4.本會與有關(guān)單位、部門簽訂的各類項目合同、協(xié)議書等文件材料。
5.證件性文書資料：包括會法人登記證書、銀行開戶許可證以及本會獲得的各類榮譽牌匾、錦旗、證書、達標證書和證明等。
6.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料。
7.員工勞動合同、勞動工資、人事、法律事務(wù)管理等方面的文件材料。
8.本會固定資產(chǎn)、設(shè)備儀器登記、保管方面的文件材料。
9.聲像制品資料：包括本會在各種對外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄或拷貝下來的各種資料。
10.本會對外的正式發(fā)文和與相關(guān)機構(gòu)來往的各種函件。
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1.會員部、媒體部、展覽部、培訓(xùn)部、黨支部及秘書處日常開展工作中積累的所有檔案，包括：文件、項目資料、圖片、錄音、視頻、函件、填報資料等應(yīng)由秘書處負責(zé)集中管理；
2.財務(wù)文件、會計資料、賬表、票據(jù)、協(xié)議合同、固定資產(chǎn)、設(shè)備儀器登記、保管方面的文件材料、員工勞動合同、勞動工資、人事、法律事務(wù)管理等資料等由財務(wù)部集中管理；
3.已建檔留存的檔案文件不得隨意處置，如有借閱、使用、更新需報秘書長審批。
三、檔案的分類與編制
?。ㄒ唬┟貢?、財務(wù)部應(yīng)及時將各部門日常工作中所涉檔案資料收集完整。
?。ǘn案應(yīng)按照年份、項目進行分類，并設(shè)立類目，編制文件編號。
（三）各部門向秘書處移交檔案資料時應(yīng)登記所交付檔案的具體明細。
四、檔案借閱
?。ㄒ唬n案的借閱方式
1.提供檔案原件。
2.提供檔案復(fù)印件。
3.提供文件電子檔。
（二）檔案的借閱管理
1.凡需使用檔案者，均須填寫《檔案調(diào)閱登記單》；
2.一般案卷僅供在閱看、復(fù)印，不得帶離會辦公室；
3.借閱期限不得超過10個工作日，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；
4.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告秘書長；
5.外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借閱，且不得帶離會辦公室。其復(fù)印內(nèi)容也須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，且審核后方能帶出。
五、檔案銷毀管理
?。ㄒ唬σ咽У臋n案，由檔案管理人員登記造冊，經(jīng)秘書長鑒定，報常務(wù)副會長批準后，按規(guī)定銷毀；
（二）經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值后，再行銷毀，以免誤毀。
?。ㄈ╀N毀文件必須在會內(nèi)進行，文件銷毀后，檔案管理人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
五、本制度經(jīng)理事會審議通過，解釋權(quán)歸理事會，自發(fā)布之日起生效。
深圳市平板顯示行業(yè)協(xié)會
2016年1月20日