第一章 總則
第一條 為加強單位會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位實際情況，制定本辦法。
第二章 會計檔案管理部門
第二條 會計檔案的具體管理工作由財務(wù)人員負責在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
第三條 財務(wù)人員必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章 會計檔案歸檔的范圍
第四條 會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
第五條 會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
第六條 財務(wù)報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
第七條 其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由財務(wù)部負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
第八條 增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章 會計檔案的整理
第九條 會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
第十條 會計憑證。
?。?/span>1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
?。?/span>2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十一條 會計賬 。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
?。?/span>2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
?。?/span>3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
?。?/span>4）會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
（5）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
?。?/span>7）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
第十二條 會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
第十三條 當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。
第十四條 會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
第十五條 機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閱使用
第十六條 財務(wù)人員建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
第十七條 凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
第十八條 借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
第十九條 借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導批準；需要復制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導批準后方可復制。
第七章 各種會計檔案保管期限
第二十條 會計憑證保管15年。
第二十一條 會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
第二十二條 會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
第二十三條 發(fā)票保管5年。
第八章 會計檔案的銷毀
第二十四條 會計檔案保管期滿，需要銷毀時由財務(wù)部編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)秘書長批準后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。
第二十五條 按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導。
第九章 附則
第二十六條 本制度自2016年1月20日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
第二十七條 附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。
|
會計檔案保管期限表 |
|||
|
序號 |
檔案名稱 |
保管期限 |
備注 |
|
一 |
會計憑證類 |
|
|
|
1 |
原始憑證 |
15年 |
|
|
2 |
記賬憑證 |
15年 |
|
|
3 |
匯總憑證 |
15年 |
|
|
二 |
會計賬簿類 |
|
|
|
4 |
總賬 |
15 |
包括日記賬 |
|
5 |
明細賬 |
15 |
|
|
6 |
日記賬 |
15年 |
現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 |
|
7 |
固定資產(chǎn)卡片 |
|
固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年 |
|
8 |
輔助賬簿 |
15年 |
|
|
三 |
財務(wù)報告類 |
|
包括各級主管部門匯總財務(wù)報告 |
|
9 |
月、季度財務(wù)報告 |
3年 |
包括文字分析 |
|
10 |
年度財務(wù)報告(決算) |
永久 |
包括文字分析 |
|
四 |
其他類 |
|
|
|
11 |
會計移交清冊 |
15年 |
|
|
12 |
會計檔案保管清冊 |
永久 |
|
|
13 |
會計檔案銷毀清冊 |
永久 |
|
|
14 |
銀行余額調(diào)節(jié)表 |
5年 |
|
|
15 |
銀行對賬單 |
5年 |
|